چرا به یک دستیار مجازی نیاز دارید؟ + 5 نکته برای استفاده از آن ها


 

وقتی شما در حال انجام بیزینس هستید، باید به همه چیز های ریز دقت کنید زیرا همین موارد ریز است که باعث می شود شرکتتان در یک رقابت، از دیگران جلو بزند. با این حال وقتی درگیر کار های اساسی و پایه ای شرکت هستید دیگر وقتی برای این کار های کوچک (اعم از پاسخ به ایمیل ها تا خرید یک پرینتر جدید برای شرکت) پیدا نمی کنید. اینجا جایی است که یک دستیار مجازی می تواند به کمک شما بیاید.

فرض کنید یک کنفرانس بزرگ در مورد محصول جدیدتان پیش رو داشته باشید. باید مقدمات سفر را فراهم کنید، یک پاور پوینت برای ارائه مطالب درست کنید (که حتی ممکن است در این کار حرفه ای هم نباشید) و با همکاران یک قرار ملاقات بگذارید – و همه این ها را باید همزان با مسئولیت های روزانه تان انجام دهید. یک دستیار مجازی در این زمینه هم می تواند به کمک شما بیاید و امور را در دست بگیرد.

دستیار مجازی یک متخصص است که در امور اداری و خدمات پشتیبانی، از کنترل پرداخت پول از طرف مشتریان تا مدیریت یک پروژه، به شما کمک کند. با کمک سیستم پیام الکترونیکی، شبکه های اجتماعی، کنفرانس تلفنی و تماس تصویری، دستیار مجازی تان همیشه با شما در تماس خواهد بود – دستیارتان می تواند در آن سر کشور، یا حتی در یک کشور دیگر باشد – بدین معنا که دیگر نباید نگران پیدا کردن یک دفتر کار برایش باشید.

اول از همه: پروژه تان را به طور کامل تعریف کنید

اگر به کار با یک دستیار مجازی فکر می کنید، اولین قدم تان باید نوشتن یک توضیحات پروژه، شامل کار هایی که می خواهید انجام شود و محدوده زمانی آن ها را توضیح دهد. این کار نه تنها نشان می دهد که چند ساعت باید برای دستیارتان بودجه درنظر بگیرید، بلکه مشخص می کند به چه توانایی هایی نیاز خواهید داشت. این توضیحات همچنین یک ابزار کلیدی است برای تعیین انتظاراتی که از هر دو طرف می رود و باعث می شود کارایی دستیارتان در امور مختلف بالاتر برود.

به همه دلایل بالا، توضیحات کارتان باید تا حد ممکن پر جزئیات باشد. به عنوان مثال، به جای "کمک در امور وبسایت شرکت"، بنویسید :" هر هفته باید محصولات شرکت را در وبسایت آپلود کنید" یا "ترافیک سایت را برسی کرده و هر هفته یک گزارش از آن تهیه نمایید".

وقتی توضیحات پروژه را نوشتید، یک تصویر واضح از توانایی هایی که در یک دستیار نیاز دارید به دست خواهید آورد. اگر بیشتر وظایف، مربوط به دفترداری است باید در این محدوده دنبال دستیار بگردید، اگر می خواهید دستیارتان روزانه به تعداد زیادی تلفن پاسخ دهد، باید به دنبال فردی با دایره واژگان گسترده و بدون لهجه بگردید و ...

و شاید هم به این موضوع برسید که باید دو دستیار استخدام کنید، مثلا یکی متخصص در ثبت اطلاعات و دیگری متخصص در ساخت پاورپوینت. این، یکی دیگر از مزیت های کار با فریلنسر به جای یک کارمند می باشد: این که بتوانید با افراد متخصص در هر یک از تخصص هایی که نیاز دارید قرارداد ببندید و مجبور نباشید کسی را پیدا کنید که همه کار ها را به اندازه ای بلد باشد.

نکاتی برای موفقیت

وقتی که داوطلب (یا داوطلبان) ایده آل خود را یافتید، باید به چند مطلب اساسی برای داشتن یک ارتباط کاری مطلوب دقت داشته باشید:

  1. ابتدا به آن ها کار های کوچک و مرتبط با تخصصشان محول کنید

هر چقدر هم که یک نفر روی کاغذ عالی به نظر برسد باز هم به آن ها یک پروژه بزرگ تحویل ندهید. وقتی که آن ها را برای انجام کار های کوچک به کار می گیرید، باعث می شود که با یک دیگر آشنا شده و راه ارتباط برقرار کردن با یک دیگر را بفهمید و اگر قرار است به دلیل اینکه نیاز هایتان را اشتباه متوجه شده اند اشتباهی مرتکب شوند، بگذارید روی پروژه های کوچک تر باشد.  

  1.  مشخص کنید که چقدر قرار است با هم در ارتباط باشید

بعضی از افراد دوست دارند که طبق برنامه، چند روز به خصوص در هفته با دستیارشان ارتباط برقرار کنند در حالی که برخی دیگر روی چند پروژه  قرار داد می بندند و دیگر به ندرت با دستیارشان در ارتباط هستند. صرف نظر از میزان ارتباطتان، از آن ها بپرسید که چه انتظاری باید از ارتباطات داشته باشید و اینکه بهترین پروسه برای کار کردن با یکدیگر چه خواهد بود. اما هرگز میکرومدیریت نکنید: دست کم شما یک دستیار اسخدام کرده اید که زمانتان هدر نرود!

  1. تا جای ممکن اطلاعات دقیق بدهید

اگر از دستیارتان می خواهید که یک لیست از مکان هایی که می توانید مراسم روز سه شنبه تان را در آن برگزار کنید آماده کند، مراسمتان در صبح خواهد بود یا شب؟ آیا انتظار دارید یک لیست، شامل سه مکان برایتان حاضر کند یا پنجاه مکان؟ آیا قیمت اجاره مهم تر است یا مکان برگزاری؟ آیا انتظار دارید لیست، نکات قوت و ضعف هر مکان را نیز بیان کند؟ هیچ وقت فرض نکنید، همیشه انتظاراتی که از کار های آینده دارید را کامل و لغت به لغت بیان کنید و از آن جا به بعد را به دستیارتان بسپارید.

  1. همیشه از حافظه ابری استفاده کنید

ذخیره کار ها و گزارشات در حافظه ابری باعث می شود که حتی وقتی خود دستیار هم در دسترس نیست، اطلاعات در دسترس باشد. در این زمینه گزینه های زیادی برای انتخاب دارید: Google drive، box و dropbox از معروف ترین حافظه های ابری می باشند.

  1. اجازه دهید پیشنهاد بدهند

بعد از این که یک وظیفه را به آن ها محول کردید، از آن ها بپرسید که آیا هیچ سوال، نگرانی یا نظری ندارند؟ مخصوصا در ابتدای کار که ممکن است دستیارتان خواستار بازخورد نباشند، مگر اینکه از آن ها بپرسید. همچنین سوال کنید که آیا هیچ پیشنهادی برای مدیریت بهتر پروژه دارند یا نه. آن ها ممکن است هنگامی که با کارفرمایان دیگر کار می کردند میانبر هایی را یاد گرفته باشند یا این که توانایی ها و استعداد هایی داشته باشند که شما از آن خبر نداشته باشید.

آخرین پروژه های ثبت شده در سایت

عنوان پروژه تعداد پیشنهاد ها ميانگين پیشنهادات(تومان)

شبیه سازی و تحلیل گیرنده راداری و مادون قرمز با نرم افزار متلب

پردازش سیگنال گیرنده ها Matlab مخابرات
1 650,000

فیوز الکترونیکی

طراحی مدار مجتمع
3 516,666

پروژه درسي شبكه عصبي---

Matlab
2 675,000

خوشه بندی فاری با متلب

منطق فازی
2 675,000

بهبود روش احراز هویت با اثر انگشت با معماری جدید "اسکویرال" (مارپیچ مربعی) برای پردازش تصویر سریع

پردازش تصویر Matlab
1 700,000

نظرات

هنوز نظری برای این پروژه ارسال نشده است









پروژه ای برای انجام دارید؟

امروزه میلیون ها شرکت کوچک و بزرگ برای عملی کردن ایده های خود از فریلنسر ها کمک می گیرند. شما نیز پروژه ای برای انجام دارید؟

15 هزار تومان برای ثبت اولین پروژه خود از خودکار هدیه بگیرید

ثبت پروژه جدید
در انجام پروژه های برقی تخصص دارید؟

اگر در گرایش های مختلف رشته برق تخصصی دارید و به دنبال انجام پروژه های غیر حضوری هستید، به جمع مهندسین فریلنسر سایت خودکار بپیوندید.

ثبت نام در سایت خودکار
x